2022年1月1日から施行された「改正電子帳簿保存法」※以下電帳法 はご存じでしょうか。
様々な企業が対象になった電帳法ですが、飲食店経営をされている企業ももれなく対象の法律になります。
今回はそんな電帳法とはどういった法律なのかを、まとめていきたいと思います。
そもそも電子帳簿保存法って何？
1.なぜ電子帳簿保存法が大きく取り上げられたのか
電子帳簿保存法自体は1998年から施行されている法律です。
2022年の改正で大きく取り上げられる原因になったのは、電子帳簿保存法の中で「電子取引に関するデータ保存の義務化」が追加されたことです。
2.電子取引って何？
では、肝心の電子取引とはいったい何のことでしょうか。
電子取引とは「取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。」と法律上では定められています。出典：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成十年法律第二十五号）
すなわち、様々な取引（契約書や見積もり、領収書等）を電子メールやWEBサイト等で紙ではなく電子データ上で行うことを言います。
例えば、各種ECサイトなどで備品などを購入した際に生じる一切の取引は「電子取引」に該当します。
3.改正によって何が変わったか
改正前の「改正電子帳簿保存法」では、各税法で定められている帳簿書類を、一定の要件を満たせば電子保存できるといったもので、電子取引の情報を紙の書類で保管しなくても電子データで保存できるといったものでした。
改正前では、「電子取引」データを印刷することで紙の書類として保管することができました。
今回の改正後は「電子取引」のデータを印刷しての保管を禁止し、「電子取引」のデータを「電子データのまま」保管することが義務化されました。
そのため今まで「電子取引」のデータを印刷していた会社は国税庁の定めたルールを守り、データを保管していかなければなりません。
電子データ保存のルールとは
1.電帳法の区分
電帳法には3つの保存に関する区分があります。
それぞれの区分を確認しましょう。
①電子帳簿等保存
電子的に作成した各種帳簿をそのまま電子データで保存することです。
エクセルや会計ソフト等で作成した各種帳簿を印刷などはせずに、電子データとして保存する場合はこれに当たります。
②スキャンによる保存
紙で受領した各種取引書類や紙で作成し印刷した帳簿を、複合機などでスキャンして電子データとして保存することです。
紙で受領したデータを電子データに保存できるため、場所の確保が必要なくなります。
③電子取引データ保存
電子的に授受したデータを電子データのまま保存することです。
電子データを紙に印刷することなく保存することができるため、場所の確保が必要ありません。
以上が電子データ取引に関する3つの区分になります。
まとめ
次回は本項で説明した電子取引をどのように保存しなければいけないのか、またルールを準拠しなかった際はどのようなペナルティーがあるのかをまとめていきます。
参考
ミラサポPlus（https://mirasapo-plus.go.jp/hint/17457/）
国税庁（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm）
上記を参考にし本記事は作成されています。
